Phần mềm Việt POS Cloud update tính năng tạo phiếu đề nghị thanh toán – duyệt chi. Cho phép doanh nghiệp theo dõi, quản lý quy trình thanh toán tạm ứng đảm bảo các khoản chi ngân sách, tiền mặt được sử dụng đúng mục đích, hợp lý, tránh thất thoát.
Công tác quản lý thanh toán, tạm ứng trong mỗi doanh nghiệp
Các đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, xin duyệt chi công tác, xin duyệt chi mua văn phòng phẩm, thanh toán lương nhân viên, thanh toán internet, điện thoại, thanh toán nhà cung cấp, nộp thuế…… là một phần không thể thiếu trong quy trình nội bộ của mỗi doanh nghiệp, tập đoàn.
Đối với những doanh nghiệp, tập đoàn có quy mô nhỏ, ít nhân viên thì việc đề nghị thanh toán – duyệt chi này sẽ không mấy phức tạp. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp lớn, việc viết đơn đề nghị đến lúc được phê duyệt sẽ mất khá nhiều công sức cũng như thời gian của các phòng ban. Việc áp dụng công nghệ sẽ giúp cho các bước này trở nên đơn giản và thuận tiện hơn bao giờ hết.
Cách sử dụng tính năng đề nghị thanh toán – duyệt chi
1/ Đề nghị thanh toán
Khi nhân viên có các yêu cầu thanh toán các chi phí như: mua văn phòng phẩm, vé xe đi lại , hoá đơn khách sạn , tiền mua thiết bị dụng cụ hổ trợ , công tác phí … Thì có thể tạo phiếu đề nghị thanh toán trên phần mềm Việt POS Cloud.
- Các bước: Vào QUỸ => Đề nghị thanh toán
- Bấm vào Thêm (1) => điền các nội dung trong phiếu đề nghị thanh toán:
– Người đề nghị ( Người viết phiếu )
– Nội dung thanh toán
– Khách hàng
– Chứng từ kèm theo
– Ghi chú: …
Bấm vào Thêm mới (2) : nội dung cần thanh toán
Sau khi hoàn thành phiếu đề nghị thanh toán, nếu thấy có nội dung không đúng bạn có thể chỉnh sửa phiếu với các nút : Sửa, Xóa
Sau khi tạo phiếu đề nghị thanh toán, sẽ chờ cấp trưởng phòng, giám đốc trực tiếp chịu trách nhiệm việc duyệt thanh toán sẽ duyệt phiếu.
Khi cấp trưởng phòng/ giám đốc chấp nhận phiếu đề nghị thanh toán sẽ bấm vào nút Duyệt. (Trong trường hợp cấp trưởng phòng/ giám đốc thấy khoản đề nghị thanh toán này không hợp lý có thể bấm vào nút Bỏ duyệt)
2/ Duyệt chi
Khi cấp trưởng phòng/ giám đốc đã duyệt đề nghị thanh toán của nhân viên, Kế toán (hoặc người chịu trách nhiệm trong việc chi tiền) sẽ tạo phiếu duyệt chi
Kế toán sẽ nhìn vào bảng này để biết được những phiếu đề nghị thanh toán nào đã được duyệt
- Tạo phiếu duyệt chi: Quỹ => Danh mục phiếu chi
- Bấm vào chọn đề nghị => chấp nhận
- Phần mềm sẽ hiển thị bảng thêm mới phiếu chi => điền đầy đủ thông tin trong bảng sau đó lưu
Có thể chọn các hình thức thanh toán như: tiền mặt, thẻ visa, ví điện tử, ngân hàng điện tử….
Sau khi tạo xong, phiếu chi sẽ được lưu vào danh mục phiếu chi
Kế toán sẽ nhấn vào phiếu chi => phần mềm sẽ hiển thị bảng sửa phiếu chi, nếu thông tin không có gì sai sót => bấm lưu in để in phiếu chi.
Kế toán in phiếu chi đưa cho nhân viên đề nghị thanh toán kí => đưa giám đốc ký => kế toán duyệt chi cho nhân viên.
Phù hợp với các mô hình
Bạn đang kinh doanh F&B, Retail hay chuỗi, nhà phân phối… Và quan tâm đến phần mềm quản lý bán hàng Việt POS Cloud? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ tư vấn chi tiết!