Sơ đồ bàn realtime — Click bàn là mở POS, bàn xanh đỏ cam tự đổi

Tại sao sơ đồ bàn realtime là bắt buộc cho F&B / karaoke / khách sạn?

Quán đông giờ peak — chuyện nhỏ nhất là biết bàn nào trống lại trở thành chuyện lớn. Lễ tân mở sổ tay tìm bàn, phục vụ chạy quanh hỏi nhau, khách walk-in đứng đợi 3-5 phút rồi bỏ đi sang quán khác. Một quán 60 bàn ở quận 1 HCM tính ra mất 1-2 mâm khách mỗi tối thứ 7 chỉ vì lễ tân không assign bàn đủ nhanh.

Sơ đồ bàn realtime giải bài toán này bằng cách hiển thị toàn bộ trạng thái quán trên 1 màn hình — bàn nào trống, bàn nào có khách, bàn nào đặt trước, ai ngồi lâu nhất, tổng tiền tạm tính bao nhiêu. Lễ tân nhìn 30 giây là biết phải đưa khách walk-in vào bàn nào, phục vụ biết món bếp ra là của bàn nào, quản lý ngồi quầy theo dõi được cả 4 khu vực mà không phải đi.

Bên trong tính năng — luồng nghiệp vụ thực tế

Lúc setup (1 lần duy nhất)

Chủ quán hoặc quản lý mở trang “Sơ đồ bàn”, kéo thả từng bàn / phòng theo mặt bằng thật. Phân khu sảnh, VIP, sân vườn — mỗi khu 1 tab riêng. Mỗi bàn gắn số (B01, B02, V01) và số chỗ ngồi (2, 4, 6, 8). Karaoke đặt thêm thuộc tính phòng (loại VIP, thường, nhỏ). Khách sạn đặt loại phòng (đơn, đôi, suite). Mất 30-60 phút setup, sau đó dùng cả năm.

Lúc khách walk-in vào

Lễ tân nhìn sơ đồ — bàn xanh là trống. Click bàn → màn POS bàn đó hiện ra. Phục vụ chọn món, ghi chú bếp (ít đá / không hành / dị ứng tôm), in phiếu bếp tự động. Bàn chuyển sang đỏ ngay, ca khác cũng thấy.

Lúc khách đặt trước

Khách gọi đặt bàn 19h tối thứ 7 — lễ tân click bàn cam, nhập tên + giờ + số khách + cọc (nếu có). Bàn chuyển cam ngay trên sơ đồ. Đến 18h, hệ thống nhắc nhân viên dọn bàn. 18h45, gửi tin nhắn nhắc khách. 19h khách đến — phục vụ check-in, bàn chuyển đỏ.

Lúc chuyển / gộp / tách bàn

Khách dời sang bàn lớn hơn? Kéo bàn cũ thả sang bàn mới — toàn bộ món, voucher, ghi chú đi theo. Đoàn 10 người ngồi 2 bàn 4 chỗ? Gộp 2 bàn — 1 hóa đơn chung. 2 nhóm bạn ngồi chung bàn 6, muốn trả riêng? Tách bill — hệ thống chia món theo lựa chọn.

Lúc đóng bàn

Khách thanh toán → in bill → bàn chuyển xanh ngay. Nhân viên dọn xong, sẵn sàng cho khách tiếp theo.

Tích hợp phần cứng và phần mềm liên quan

Sơ đồ bàn không chạy độc lập — nó là trung tâm kết nối các tính năng khác:

• POS bán hàng: click bàn mở POS, ghi nhận order, in bill thanh toán
• KDS bếp: phiếu bếp gắn số bàn, đầu bếp biết món của bàn nào, ưu tiên đúng thứ tự
• In bếp delta: chỉ in món mới khi khách gọi thêm — không in lại món cũ
• Đặt bàn trước: booking từ Zalo / web / điện thoại tự cập nhật vào sơ đồ
• e-Menu QR: khách quét QR trên bàn → tự gọi món vào POS bàn đó, không cần phục vụ ghi
• Tính tiền giờ flex (karaoke / bida): mở phòng → đồng hồ chạy → đóng phòng tự tính tiền

Trên thiết bị: chạy trên tablet Android 10”+ (Samsung Galaxy Tab A, Lenovo Tab) cho lễ tân, hoặc desktop / màn hình quầy cho quản lý. Đồng bộ realtime giữa các thiết bị qua kết nối wifi nội bộ — không cần internet ổn định.

Bảo mật và độ tin cậy

Mọi thao tác mở bàn, chuyển bàn, đóng bàn đều ghi vào lịch sử thao tác: ai làm, lúc nào, từ thiết bị nào. Quản lý xem được lịch sử bất kỳ bàn nào — chống nhân viên xóa bàn ăn gian doanh thu.

Phân quyền chi tiết: phục vụ chỉ mở / đóng được bàn của khu mình phụ trách. Quản lý ca thấy hết. Chủ chuỗi xem được sơ đồ tất cả chi nhánh từ điện thoại.

Khi mất mạng tạm thời, sơ đồ vẫn hoạt động trên thiết bị — đơn lưu local, đồng bộ tự động khi mạng có lại. Karaoke / khách sạn cuối tuần đông, mất wifi vài phút cũng không gián đoạn việc nhận khách.