Quản lý kho FEFO / WAC / FIFO — Đa kho, cảnh báo HSD, kiểm kê 3 tầng duyệt

Tại sao VietPOS hỗ trợ cả 3 phương pháp FEFO / WAC / FIFO?

Khác với phần mềm POS chỉ hỗ trợ 1 phương pháp duy nhất (thường là FIFO), VietPOS để bạn chọn theo đặc thù ngành và yêu cầu kế toán:

• FEFO (First Expired First Out) — bắt buộc cho thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hoá mỹ phẩm. Bán lô hết hạn trước, không phụ thuộc lô nào nhập trước.
• WAC (Weighted Average Cost) — bình quân gia quyền, chuẩn theo QĐ 200/2014 BTC. Phù hợp doanh nghiệp sản xuất, phân phối, có nhiều giá nhập khác nhau.
• FIFO (First In First Out) — bán lô nhập trước. Phù hợp hàng không HSD (đồ điện tử, phụ tùng, vật tư).

Bạn có thể chọn phương pháp khác nhau cho từng nhóm sản phẩm trong cùng 1 cửa hàng — ví dụ siêu thị mini: thực phẩm dùng FEFO, đồ gia dụng dùng FIFO, hoá mỹ phẩm dùng FEFO.

Bên trong module quản lý kho

3 loại phiếu kho cơ bản

• Phiếu nhập kho: Nhập từ NCC, ghi giá nhập, hạn sử dụng, mã lô. WAC tính lại tự động.
• Phiếu xuất kho: Xuất bán, xuất biếu, xuất huỷ, xuất nội bộ. Hạch toán vào COGS theo WAC realtime.
• Phiếu chuyển kho: Giữa các kho trong cùng 1 cửa hàng, hoặc giữa các cửa hàng trong chuỗi. Có duyệt 2 cấp.

Multi-kho 1 store

1 cửa hàng có thể có N kho khác nhau: kho bán (trên kệ), kho lưu (phía sau), kho gửi ngoài, kho bảo hành, kho hàng lỗi. Mỗi kho phân quyền NV riêng — NV thu ngân chỉ thấy kho bán, NV warehouse thấy kho lưu, kế toán thấy hết. Chuyển hàng giữa các kho qua phiếu chuyển kho 1 click.

Multi đơn vị tính (DVT)

1 SP có nhiều DVT: thùng / lốc / chai. Quy đổi tự động (1 thùng = 24 chai). Lock DVT khi đã có giao dịch — không cho sửa quy đổi gây lệch số liệu cũ. Preview impact trước khi đổi.

Cảnh báo HSD chủ động

Mỗi đêm 23h, hệ thống quét toàn bộ lô hàng — phân loại theo HSD còn lại:

• 30 ngày: Cảnh báo dashboard, gợi ý kế hoạch khuyến mãi
• 15 ngày: Bot Telegram báo chủ + đề xuất giảm 20-30%
• 7 ngày: Urgent — đề xuất giảm 50% hoặc trả NCC nếu hợp đồng cho phép

Kiểm kê 3 tầng duyệt

• Tầng 1 — Đếm: NV mở app PDA scan barcode từng SP, ghi số đếm thực tế (hoặc nhập tay nếu không có barcode)
• Tầng 2 — Verify: Quản lý ca chọn random 10-20% SP đếm lại, so với tầng 1, ghi nhận chênh lệch
• Tầng 3 — Duyệt: Kế toán nhận phiếu kiểm kê, mọi chênh lệch bắt buộc có lý do (vỡ / mất / sai số đếm) + chữ ký NV + ảnh chứng minh nếu cần. Phiếu được duyệt mới điều chỉnh kho.

Tích hợp phần cứng và app

• PDA Kho (Zebra TC52, Honeywell EDA51): 6 màn scan barcode (nhập / xuất / chuyển / kiểm / xem tồn / tra cứu)
• Máy in tem mã vạch (Xprinter / Brother): In tem barcode cho SP nhập kho
• Cân điện tử (RS232): Cho siêu thị mini, đọc trọng lượng tự động
• Mobile app PWA: NV warehouse mở web app trên smartphone Android, đầy đủ tính năng kho

Bảo mật và phân quyền

NV thu ngân chỉ thấy tồn kho bán; NV warehouse thấy tồn kho lưu; kế toán thấy hết. Mọi phiếu nhập / xuất / chuyển / kiểm có lịch sử thao tác đầy đủ — ai làm, lúc nào, sửa gì, lý do gì. Chống NV gian lận tự sửa số liệu để giấu thất thoát. Khoá sổ tồn kho theo period — sau khi khoá, không ai sửa được data quá khứ.