Vấn đề thực tế đang gặp
Salesman ghi đơn giấy về văn phòng nhập sai SKU
Ghi tay tại cửa khách, về văn phòng kế toán nhập lại — sai mã sản phẩm, sai số lượng, sai mức giá. KH không nhận đúng hàng, gọi điện than phiền liên tục.
Mỗi đại lý một mức giá — bảng giá in giấy lỗi thời
Đại lý cấp 1 giá khác cấp 2, khách lớn giá khác khách nhỏ. Salesman cầm bảng giấy đọc nhầm, KH phàn nàn — uy tín giảm, đại lý bỏ sang nhà phân phối khác.
Đơn lớn cần sếp duyệt — đợi 2-3 ngày, KH bỏ đi
Đơn vượt hạn mức công nợ hoặc chiết khấu cao bất thường phải xin sếp duyệt. Sếp đi công tác, đơn nằm chờ — KH đặt chỗ khác mất luôn.
Chiết khấu số lượng tính tay, kế toán cộng sai cuối tháng
Mua 100 thùng giảm 5%, mua 500 thùng giảm 10% — salesman tính tay nhầm, kế toán đối soát cuối tháng phát hiện sai, gọi đại lý xuất bù — không vui vẻ gì.
Cách VietPOS giải quyết
- 1
Salesman mở app tại cửa khách, chọn đại lý
App tự load đúng bảng giá nhóm KH (cấp 1 / cấp 2 / khách lớn / khách lẻ). Chọn sản phẩm, nhập số lượng — giá ra ngay, không cần đọc bảng giấy.
- 2
Chiết khấu lũy tiến tự áp
Mua 100 thùng giảm 5%, mua 500 thùng giảm 10% — hệ thống tự cộng dồn theo bậc, không tính tay. Salesman chỉ ấn xác nhận, đơn gửi về văn phòng tức thì.
- 3
Đơn chạy qua 5 cấp duyệt
Salesman tạo → supervisor vùng duyệt giá → kế toán check công nợ → giám đốc kinh doanh duyệt nếu vượt hạn → kho nhận lệnh xuất. Mỗi cấp có thông báo realtime, ghi log ai duyệt lúc nào.
- 4
Vượt hạn mức công nợ tự khóa
Đại lý còn nợ quá hạn? Hệ thống tự khóa đơn mới — không cần kế toán nhắc tay. Khi đại lý thanh toán xong, đơn tự mở lại, salesman thấy ngay.
- 5
Kho xuất xong — hoa hồng salesman tính ngay
Đơn xuất hoàn tất, hoa hồng theo % nhóm sản phẩm cộng vào sổ salesman cùng lúc. Không phải đợi cuối tháng kế toán cộng tay, không tranh cãi.
Lợi ích chính cho doanh nghiệp
Salesman ghi đơn tại tuyến — không về văn phòng nhập lại
App mobile chạy offline, đơn lưu local khi mất sóng. Salesman đi tuyến cả ngày, đơn tự đồng bộ về văn phòng khi có mạng — không sót, không nhập lại.
Bảng giá nhóm KH — sửa 1 lần áp toàn hệ thống
Đại lý cấp 1, cấp 2, khách lớn, khách lẻ — mỗi nhóm 1 bảng giá riêng. Sửa giá 1 lần ở văn phòng, salesman mở app thấy ngay giá mới.
Workflow 5 cấp linh hoạt — bật tắt cấp thừa
Doanh nghiệp nhỏ chỉ cần 2 cấp (salesman + duyệt), doanh nghiệp lớn cần đủ 5 cấp. Bật tắt cấp duyệt theo cấu hình, không cần code thêm.
Hạn mức công nợ tự khóa — không cần kế toán nhắc
Đại lý vượt hạn nợ, đơn mới tự khóa. Đại lý thanh toán xong, đơn mở lại — kế toán không phải gọi điện đòi nợ liên tục.
Lịch sử đơn lưu vết — không tranh cãi cuối tháng
Ai tạo đơn, ai duyệt, ai sửa giá, ai xuất hàng — log chi tiết từng phút. Khiếu nại, đối soát, kiểm toán đều có dữ liệu rõ.
Hoa hồng tính ngay khi xuất kho
Salesman thấy hoa hồng vào sổ trong ngày — minh bạch, tạo động lực. Cuối tháng chỉ cần đối soát tổng, không cãi từng đơn.
VietPOS vs cách quản lý truyền thống
Đối chiếu tính năng — bạn tự đánh giá điều quan trọng nhất.
| Tính năng | VietPOS — Giải pháp AI | Phần mềm POS truyền thống | Excel / Giấy tờ |
|---|---|---|---|
| Bảng giá riêng từng nhóm KH (cấp 1 / 2 / lẻ / VIP) | Không giới hạn nhóm | 1-2 nhóm | Bảng giá in giấy |
| Chiết khấu lũy tiến theo số lượng tự áp | Tính tay | Tính tay | |
| Workflow duyệt nhiều cấp + log thao tác | 5 cấp linh hoạt | 1-2 cấp | |
| Salesman ghi đơn trên app tại tuyến (offline-first) | Một số có web | Sổ giấy | |
| Hạn mức công nợ tự khóa khi vượt | Kế toán nhắc tay | ||
| Hoa hồng salesman tính realtime khi xuất kho | Cuối tháng cộng tay | Excel cộng tay | |
| Notification realtime khi đơn chuyển cấp | Email chậm | ||
| Báo cáo hiệu suất salesman per đại lý | Một số có |
Khách hàng dùng tính năng này
Phân phối Phương Nam (FMCG)
Nhà phân phối FMCG · 200+ đại lý miền Tây
Vấn đề: Salesman 18 người đi tuyến cả ngày, ghi đơn vào sổ giấy về văn phòng kế toán nhập lại. Nhập sai SKU 5-7%, KH khiếu nại liên tục, công nợ chậm thu vì đối soát rối.
Giải pháp VietPOS: Triển khai app salesman + bảng giá theo nhóm đại lý + workflow duyệt 3 cấp. Mỗi salesman 1 vùng tuyến, đơn từ app gửi thẳng về kho qua duyệt giá.
Kết quả: Sai sót đơn từ 5-7% xuống dưới 1%. Thời gian từ ghi đơn đến xuất kho rút từ 2 ngày xuống 4 giờ. Doanh số quý 1 tăng 22%.
Đại lý dược Hùng Vương
Phân phối dược phẩm · 80 nhà thuốc HCM
Vấn đề: Mỗi nhà thuốc có hạn mức công nợ riêng, salesman cứ chốt đơn xong kế toán mới phát hiện vượt hạn — phải gọi nhà thuốc trả tiền hoặc cắt đơn, mất uy tín.
Giải pháp VietPOS: Bật module hạn mức công nợ tự khóa + workflow duyệt 4 cấp (có thêm kế toán check công nợ). Salesman thấy ngay nhà thuốc nào còn hạn, nhà thuốc nào đã vượt.
Kết quả: Đơn cắt giữa chừng giảm về 0. Vòng quay công nợ rút từ 65 ngày xuống 42 ngày.
Vì sao đơn sỉ cần workflow riêng, không thể dùng POS bán lẻ?
Đơn sỉ B2B khác đơn lẻ ở 3 chỗ căn bản: bảng giá riêng từng nhóm KH, chiết khấu lũy tiến theo số lượng, và workflow duyệt nhiều cấp với hạn mức công nợ. Một POS bán lẻ thông thường không cover được — vì thế nhà phân phối FMCG, đại lý dược, công ty VLXD thường phải dùng song song 2 phần mềm: POS cho cửa hàng + ERP riêng cho B2B. Tốn license, kế toán cộng tay cuối kỳ, sai số 3-5%.
VietPOS gộp cả hai vào một tài khoản — bật module Đơn sỉ là có đủ bảng giá nhóm, chiết khấu lũy tiến, workflow duyệt 5 cấp, hạn mức công nợ tự khóa. Cùng một database, cùng một báo cáo, cùng một danh sách KH — không phải gộp tay.
Bên trong module Đơn sỉ VietPOS
Bảng giá nhóm KH
Tạo nhóm KH theo cấu trúc kinh doanh: Đại lý cấp 1 (mua thẳng từ kho TT), Đại lý cấp 2 (mua qua cấp 1 hoặc nhà phân phối vùng), Khách công ty (mua sỉ trực tiếp), Khách lẻ VIP (mua sỉ nhỏ). Mỗi nhóm 1 bảng giá riêng — sửa 1 lần ở văn phòng, salesman mở app thấy ngay.
Bảng giá có thể gắn theo vùng địa lý: cùng nhóm cấp 1 nhưng vùng miền Tây giá khác miền Trung (do chi phí logistics). Cùng SKU nhưng đại lý lâu năm giá khác đại lý mới.
Chiết khấu lũy tiến theo số lượng
Cấu hình bậc chiết khấu trên từng SKU hoặc nhóm SKU:
- 1-99 thùng: giá niêm yết
- 100-499 thùng: giảm 5%
- 500-999 thùng: giảm 10%
- 1000+ thùng: giảm 15%
Salesman nhập số lượng, hệ thống tự áp đúng bậc — không tính tay, không sai. Có thể tạo bậc chiết khấu theo doanh số tích lũy quý (tier system) thay vì per-đơn.
Workflow duyệt 5 cấp
- Salesman tạo đơn tại app mobile
- Supervisor vùng duyệt giá (kiểm tra chiết khấu hợp lý không)
- Kế toán check hạn mức công nợ + tình trạng thanh toán đơn cũ
- Giám đốc kinh doanh duyệt nếu vượt hạn hoặc chiết khấu bất thường (>15%)
- Kho nhận lệnh xuất hàng, scan SKU đối chiếu
Mỗi cấp có thông báo realtime trên app/web, ghi log thời điểm + người duyệt. Bật tắt cấp linh hoạt — doanh nghiệp 10 người chỉ cần 2 cấp, doanh nghiệp 200 người bật đủ 5.
Hạn mức công nợ tự khóa
Mỗi đại lý có hạn mức tín dụng (vd 200 triệu). Đơn mới chỉ chốt được khi dư nợ + giá trị đơn mới ≤ hạn mức. Vượt hạn? Đơn tự khóa, salesman thấy cảnh báo — gọi đại lý thanh toán trước. Đại lý trả tiền, đơn mở lại tự động. Không cần kế toán nhắc tay.
App salesman tuyến
Chạy trên Android (điện thoại + tablet). Tính năng chính:
- Chọn đại lý → load bảng giá đúng nhóm
- Tạo đơn nhanh từ template đơn cũ (sao chép đơn tháng trước, sửa số lượng)
- Chụp ảnh kho khách, ghi note tuyến
- Xem công nợ + hạn mức từng đại lý realtime
- Xem hoa hồng cá nhân tích lũy trong tháng
- In phiếu giao hàng qua máy in bluetooth cầm tay
- Bản đồ vùng tuyến — checkin/checkout từng cửa khách
Offline-first: mất sóng vẫn ghi đơn được, đồng bộ tự động khi có mạng lại.
Tích hợp với module khác
Đơn sỉ kết nối sâu với các module khác trong VietPOS:
- Mục tiêu doanh số + hoa hồng (mtp-hoa-hong) — hoa hồng salesman tính realtime khi đơn xuất kho, leaderboard top performer cập nhật mỗi giờ
- Công nợ chuỗi (cong-no-chuoi) — dư nợ từng đại lý đối soát chéo với module đơn sỉ, không lệch
- Quản lý kho (quan-ly-kho) — đơn được duyệt → kho nhận picklist → scan SKU xuất hàng, không nhầm
Mở rộng: salesman thưởng theo vùng
Doanh nghiệp phân phối thường có chính sách thưởng theo vùng: salesman mở mới đại lý trong vùng được thưởng 500k/đại lý, đạt doanh số quý được thưởng 1% tổng doanh thu. VietPOS hỗ trợ cấu hình các loại thưởng này — tự cộng vào sổ hoa hồng, công bố qua leaderboard nội bộ.
Liên hệ tư vấn workflow đơn sỉ phù hợp ngành của bạn — hotline 0935 49 83 84.
Phù hợp với các mô hình kinh doanh
Tính năng liên quan
Đọc thêm trên Blog
Đơn sỉ workflow duyệt: 5 bước chuẩn cho nhà phân phối FMCG Việt
5 bước workflow duyệt đơn sỉ cho nhà phân phối FMCG: salesman ghi đơn → kiểm tra hạn mức công nợ → duyệt giá → xuất kho → giao hàng. Giảm sai sót, không bị ôm nợ, không tranh cãi giá.
Đọc bài →Phần mềm ghi đơn cho salesman tuyến: 7 tính năng bắt buộc phải có
7 tính năng bắt buộc của phần mềm ghi đơn salesman tuyến: chế độ offline, danh mục SP có hình, bảng giá nhóm đại lý, check tồn kho realtime, ký xác nhận màn hình, GPS check-in, dashboard cá nhân. Chọn đúng, salesman tăng 30% năng suất.
Đọc bài →