Gia công ngoài: cách quản lý đơn outsource không bị thất thoát NVL

Hướng dẫn quản lý đơn gia công ngoài cho xưởng SX Việt — kiểm soát NVL giao đối tác, định mức hao hụt, nghiệm thu thành phẩm, không bị mất NVL hay sai số lượng.

26/4/2026 · VietPOS Team

Gia công ngoài (outsource sản xuất) là khi xưởng giao NVL của mình cho 1 cơ sở khác làm 1 công đoạn (cắt CNC, in lụa, mạ, may, sơn tĩnh điện) hoặc làm thành phẩm hoàn chỉnh. Lợi: không cần đầu tư máy đắt, có công đoạn chuyên sâu. Hại lớn nhất: mất NVL trong tay đối tác — không kiểm soát hao hụt, không nghiệm thu chặt thành phẩm, cuối tháng không đối chiếu được. Xưởng SX vừa và nhỏ Việt mất trung bình 3-8% giá trị NVL gia công mỗi năm. Bài này hướng dẫn 5 bước kiểm soát đơn gia công ngoài chặt chẽ — từ phiếu xuất, định mức, nghiệm thu đến quyết toán.

Pain — vấn đề thực sự là gì?

Anh chị có dùng gia công ngoài chắc đã quen:

  • Giao 500kg vải cho xưởng may A, hợp đồng 1000 áo. Nhận về 950 áo, đối tác bảo “vải không đủ vì khổ lệch”. Không cãi được vì không có định mức rõ.
  • Giao thép cắt CNC bên B. Bên B trả phôi cắt + nói “phôi vụn anh mang về”. Vụn ít hơn dự kiến — không biết bị giữ lại bao nhiêu.
  • Đối tác sơn tĩnh điện làm hỏng 30 cái, không báo. Cuối đợt thiếu hàng mới phát hiện.
  • 1 đợt giao NVL cho 3 đối tác cùng lúc — kế toán không tách được công nợ ai làm gì.
  • Cuối năm kiểm kê NVL thực có chỉ bằng 91% sổ sách — chênh 9% là “đi ngoài” không truy được.

Quản lý gia công lỏng = mất tiền âm thầm. Quản chặt = giảm 60-80% thất thoát ngay quý đầu.

Cách làm cũ vs cách làm mới

Cách cũ (giấy tay + niềm tin): ghi sổ “giao NCC X 500kg vải”, hợp đồng tay với 1 dòng “định mức theo thoả thuận”. Nhận hàng đếm cái thành phẩm, không đối chiếu NVL còn lại. Cuối năm kiểm kê mới phát hiện thiếu, không truy được lô nào.

Cách mới (phần mềm gia công ngoài): mỗi đơn gia công có phiếu xuất NVL gắn lô + định mức rõ ràng. Đối tác nhận có ký xác nhận. Nghiệm thu thành phẩm có công thức kiểm tra: số TP × định mức = NVL phải dùng. Hao hụt vượt định mức = trừ tiền hoặc yêu cầu giải trình. Mọi lô NVL gắn với mọi đơn — truy được trọn vẹn.

5 bước quản lý đơn gia công ngoài chặt chẽ

Bước 1: Định mức rõ ràng trong hợp đồng — không “thoả thuận miệng”

Hợp đồng gia công phải ghi: 1 áo cần bao nhiêu mét vải khổ X, dung sai hao hụt cho phép bao nhiêu %. Ví dụ “1 áo polo size L = 0.85m vải khổ 1.5m, dung sai 4%”. Có con số = có cơ sở đối chiếu. Đừng để “định mức theo thực tế thợ” — đối tác thực tế thì luôn có lý do riêng.

Bước 2: Phiếu xuất NVL gia công riêng, gắn lô + người nhận

Phiếu xuất gia công ngoài KHÁC phiếu xuất sản xuất nội bộ. Phải có:

  • Mã đơn gia công (DGCN-2026-001)
  • Đối tác nhận, người ký nhận, ngày giao
  • Lô NVL cụ thể (lô VAI-2026-0312, 500kg)
  • Định mức theo hợp đồng + dung sai
  • Số thành phẩm dự kiến

Đối tác phải ký nhận có lưu trong hệ thống. Sau này tranh chấp có dấu vết.

Bước 3: Theo dõi tiến độ + nghiệm thu từng lô

Đơn gia công lớn (vd 5000 áo) đừng chờ giao hết mới nghiệm thu. Yêu cầu giao theo lô (lô 1: 1500 áo ngày 10, lô 2: 2000 áo ngày 15…). Mỗi lô:

  • Đếm số lượng thành phẩm thực nhận
  • Kiểm chất lượng (tỉ lệ lỗi)
  • Tính NVL đã dùng = số TP × định mức
  • So với NVL đã giao đợt đó — chênh lệch nhỏ chấp nhận, chênh lớn yêu cầu giải trình

Phát hiện sớm = đối tác có cơ hội sửa, anh không bị dồn vấn đề cuối đợt.

Bước 4: Phế liệu & vụn — quyền sở hữu rõ ràng

Hợp đồng phải ghi: vụn vải / mạt thép / phôi cắt thuộc về ai. 3 phương án:

  • Phương án A: vụn đối tác giữ — đối tác giảm giá công 5-8%.
  • Phương án B: vụn trả về xưởng — đối tác giữ giá công gốc, anh có vụn tận dụng.
  • Phương án C: vụn bán, chia tỉ lệ — phức tạp nhưng hợp với hợp tác lâu dài.

Không ghi rõ = mặc định đối tác giữ luôn — anh mất giá trị vụn (3-7% giá NVL gốc).

Bước 5: Quyết toán đơn gia công có 4 con số

Cuối đơn gia công, hệ thống ra báo cáo 4 con số:

  1. NVL đã giao: tổng kg/m/lít NVL chuyển cho đối tác.
  2. NVL theo định mức: số thành phẩm thực nhận × định mức.
  3. Hao hụt thực: (1) - (2).
  4. Hao hụt cho phép: NVL theo định mức × dung sai %.

Hao hụt thực ≤ hao hụt cho phép = OK, thanh toán đủ. Vượt = trừ vào công đối tác hoặc yêu cầu bù NVL. Đối tác biết có quyết toán = họ tự kỷ luật ngay từ đầu.

Mini case study — Xưởng may Phương Đông (Long An)

Pain: Chị Đông xưởng may đồ thể thao 35 thợ. Nhận đơn 8000 áo cho 1 đại lý, in lụa logo phải gia công bên ngoài (xưởng A) vì không có máy in lụa. Trước đây giao vải đã cắt cho A, ký giấy “định mức theo thực tế”. Tháng nào cũng mất 4-7% vải — đối tác bảo “in hỏng phải bỏ”.

Cách áp dụng: ký lại hợp đồng có định mức 0.06m2 vải/áo + dung sai 3% cho hao hụt in. Mỗi đợt giao có phiếu xuất gắn lô vải, định mức cụ thể. A giao về theo 4 đợt thay vì 1 đợt cuối. Mỗi đợt nghiệm thu, tính hao thực vs cho phép. Hợp đồng ghi rõ “vải vụn trả về xưởng”.

Kết quả sau 5 đợt đơn: hao hụt giảm từ 5.2% xuống 2.8% — tiết kiệm 18 triệu vải/quý. Đối tác A từ ban đầu kêu khó, sau 2 đợt bắt đầu in cẩn thận hơn vì thấy có quyết toán nghiêm túc. Chị Đông lấy lại được 35kg vải vụn/quý để may đồ trẻ em bán phụ thêm.

VietPOS giải quyết như thế nào?

VietPOS có module Gia công ngoài tích hợp với BOM + kho:

  • Phiếu xuất gia công riêng: gắn đối tác, lô NVL, định mức, dung sai — có chữ ký nhận điện tử.
  • Theo dõi tiến độ đơn gia công: dashboard hiện đơn nào đang ở đối tác nào, đã giao bao nhiêu, còn bao nhiêu.
  • Nghiệm thu theo lô: nhập số thành phẩm thực nhận, hệ thống tự tính NVL đã dùng + hao hụt + cảnh báo nếu vượt dung sai.
  • Quyết toán tự động: 4 con số rõ ràng, đối chiếu công nợ đối tác, xuất file thanh toán.
  • Truy xuất 2 chiều: từ lô NVL truy ra đơn gia công đã dùng, từ đơn gia công truy ngược lô NVL.

Tham khảo thêm: Doanh nghiệp sản xuất, BOM + MRP, Quản lý kho, Tính giá thành.

FAQ

1. Đối tác gia công của tôi không dùng phần mềm — vẫn quản được không? Được. Đối tác chỉ cần ký phiếu giấy in từ hệ thống, sau đó kế toán bên anh chị nhập kết quả nghiệm thu. Phần mềm xử lý phía mình, không bắt đối tác cài gì.

2. Đơn gia công có nhiều công đoạn (cắt → in → may) chia 3 đối tác — quản được không? Được. Tách 3 đơn gia công riêng, mỗi đơn có đối tác + định mức riêng. Hệ thống truy được luồng NVL qua 3 đối tác.

3. Trường hợp đối tác làm hỏng — phần mềm xử lý sao? Khi nghiệm thu nhập “số lỗi”, hệ thống tính NVL hỏng = số lỗi × định mức. Cấu hình tự sinh phiếu yêu cầu đối tác bù hoặc trừ tiền công.

4. Có in được hợp đồng gia công + biên bản nghiệm thu chuẩn không? Có. Template tuỳ biến, có chỗ ký 2 bên, bảng tổng hợp 4 con số quyết toán.

5. Đối tác lâu năm tin tưởng — có cần quản chặt như vậy không? Có. Ngay cả đối tác tin tưởng cũng cần dấu vết để bảo vệ cả 2 bên khi tranh chấp. Quản chặt từ đầu = quan hệ minh bạch lâu dài.

Cần tư vấn quy trình gia công ngoài cho ngành của bạn? Đội ngũ VietPOS có kinh nghiệm setup cho xưởng cơ khí, may mặc, đồ gỗ, F&B Việt. Nhận báo giá hoặc gọi hotline 0935 49 83 84.